هدف اصلی از حضور یک شرکت در نمایشگاه «ارتباط گیری با ذینفعان» است. هر شرکت (تیم و سازمان) دینفعانی دارد که مهمترین آنها مشتریان هستند. علاوه بر مشتریان، ممکن است کارفرما، سازمانهای دولتی و حکومتی، شرکا، تامین کنندگان، نمایندگان نیز بخشی از ذینفعان و تاثیرگذاران در کسب و کار شما باشند. هر یک از اعضای تیم در هر وظیفه ای که باشند، به نوعی مستقیم و غیرمستقیم با ذینفعان طرف هستند.
اهمیت غرفه سازی خلاق، در جامه عمل پوشاندن به اهدافتان برای حضور در نمایشگاه:
اولین گام برای ارتباط با مشتریان بالقوه و حتی بالفعل و یا بازدیدکنندگان نمایشگاه، جذب آنها به غرفه‌تان می باشد. به این فکر کنید که باید چه کاری کنید تا مشتری در برابر چندصد غرفه، برای حضور در غرفه شما که محل نمایش کالا و محصولاتتان می باشد، توقف کرده و غرفه شما را بازدید کند؟ باید چه ایده‌ای برای نمایش محصول و خدماتتان داشته باشید؟ باید چه فضای جذاب و خلاقانه ای ایجاد کنید تا در غرفه شما بیشتر توقف کند تا بتوانید کالا و خدمات خود را معرفی نمایید؟ چه راهکاری اتخاذ کنید تا مشتری، محصولات بیشتری بازدید کند تا شانس ببشتری برای جلب نظرش داشته باشید؟ در اصل چه کاری بکنید تا هم نظر مشتری را به سوی خود جلب نمائید و هم بیشتر در ذهن مشتری به عنوان یک شرکت حرفه ای بمانید؟ بدیهی است تا آنها در برابر غرفه تان مکث ننمایند و یا به غرفه مراجعه نکنند، عملاً برنامه ریزی هایی را که برای جذب مشتری انجام داده اید، نخواهید توانست عملی کنید. به عبارتی نخواهید توانست هزینه هایی را که برای حضور در نمایشگاه کرده اید، تبدیل به سرمایه گذاری در کسب و کارتان کنید.
اگر کسب و کار شما بگونه ایست که میتوانید هدف تجاری از حضور در نمایشگاه و غرفه سازی در آن را یافتن مشتری یا فروش بگذارید، پس باید نفرات فروش و بازاریابی، با برگزاری کمپین و دعوت از مشتریان بالقوه این هدف را دنبال کنند و برای آن اولویت بالایی بگذارند.
روی "خلاقیتهایی" که میتواند ذینفعان (یا مشتریان) مهم شما را به غرفه بکشاند، از قبل فکر کنید، با غرفه ساز خود مشورت کنید و از تجارب آنها کمک بگیرید، از تیم بازاریابی خود و حتی مشاورین، راهنمائی بخواهید، این کار می تواند رونمایی از محصول و خدمات جدید به جنجالی ترین شکل ممکن، برگزاری مسابقات و اهدای جوایزی، دعوت از چهره های محبوب آن حوزه و یا سایر چهره های مردی، دعوت به حضور در غرفه از طریق شبکه های اجتماعی، ایجاد فضایی برای سلفی گرفتن و قرعه کشی بهترین عکس، در اختیار قرار دادن کارتهای تخفیف به مدت محدود، خدمات ویژه باشگاه مشتریان و ... . کلیه موارد را با دقت بسنجید و بهترین و کاربردی ترین ها را انتخاب نمائید. برای هر ساعت از حضور در نمایشگاه و جذب مشتری برنامه ریزی مدون داشته باشید تا بتوانید از هر دقیقه طلایی حضور در نمایشگاه به نفع خود بهره ببرید. فراموش نکنید، هر فرصتی که شما از دست بدهید، رقبای شما از آنها به نفع خودشان بهره خواهند برد.
نمایشگاه محل "بازخورد گرفتن از مشتریان" (و یا نمایندگان فروش) شماست. شما در مدت کمی، میتوانید با تعداد زیادی مشتری صحبت رو در رو داشته باشید. در حالت عادی، این کار نه تنها بسیار پرهزینه است بلکه بسیار زمان بر نیز است؛ با حضور در نمایشگاه شما این هزینه را یکجا پرداخت میکنید ولی به نسبت زمانبر نیست. فراموش نکنید، در نمایشگاه باید زمان کافی برای شنیدن حرف مشتریان (و یا نمایندگان فروش) تخصیص دهید.
نمایشگاه محل خوبی برای دیدارهای حضوری با ذینفعان دولتی و حکومتی است.
در شرایط عادی، حتما تنظیم جلسه برای این موارد پر هزینه است ولی در نمایشگاه، شما میتوانید در مدت کوتاهی تعداد زیادی جلسه و دیدار داشته باشید. ارتباط گیری و ساختن فهرستی از اطلاعات تماسهای آنها میتواند زمانی برای کسب و کار شما کارگشا باشد.
نمایشگاه محل خوبی برای دیدن "کارهای آینده رقبا"ست. معمولا همه در نمایشگاه، آخرین کارهای خود را با اغراق رونمایی میکنند.
نمایشگاه برای نفرات فنی (اعم از پشتیبانی و تولید و سایر) این فایده را دارد که میتوانند درک دقیق تری از نیاز مشتری، حساسیتهای مشتری، و اولویتهای مشتری داشته باشند. صحبت نفرات فنی با مشتری، میتواند کمک بسیار خوبی به کیفیت محصول کند.
به هزینه های نمایشگاه توجه کنید، این هزینه ها، در واقع «هزینه ارتباط گیری شما با ذینفعان» است.
چند نفر را توانستید مشتری کنید؟
آیا فروش داشتید؟
چند جلسه با ذینفعان گذاشتید؟
چند شریک و نماینده پیدا کردید؟
طراحی غرفه نمایشگاهی شما چقدر چشمگیر بوده است و توانایی جذب مخاطب را به غرفه تان داشته است؟
تهیه یک گزارش مکتوب با اطلاعات آماری نمایشگاه، و ارائه آن به نفرات علاقمند و ذینفع، میتواند تجربه شما را برای شرکت در نمایشگاه بعدی، ارزشمندتر کند.
نتیجه گیری:
پس می توان چنین نتیجه گرفت که با رفتارهای هدفمند، برنامه ریزی مناسب و آگاهی از علت حضور در نمایشگاه، خواهید توانست نه تنها هزینه های حضور در نمایشگاه را به سرمایه گذاری در کسب و کارتان تبدیل نمایید، بلکه از طرق مختلف و در دراز مدت سود نمایید.