ساخت غرفه نمایشگاهی، حاصل تعامل سازنده شرکت مشارکت کننده و شرکت غرفه ساز می باشد. که میتوان گفت مهترین رکن آن، ایده خلاق تیم طراحی است .

برای داشتن یک حضور موفق در نمایشگاه و طراحی غرفه نمایشگاهی میتوان با کمک مشاوران و طراحان متخصص در زمینه غرفه سازی نمایشگاهی و طراحی غرفه نمایشگاهی، غرفه خود را منحصر به فرد و حرفه ای کنید .

در طراحی غرفه نمایشگاهی خلاقیت، نمایش کالا و خدمات به بهترین شکل ممکن، ظرافت و زیبایی بصری، رعایت استانداردهای نمایشگاهی و بهره گیری از سازه های مرغوب و متریال های مورد تأیید نمایشگاه، مهمترین شاخص طراحی و اجرا محسوب می شود.

در ادامه به بررسی نکات مهمی که در یک غرفه لوکس نمایشگاهی باید درنظر گرفته شود میپردازیم:

قدم اول در طراحی غرفه نمایشگاهی

قدم اول برای ساخت غرفه نمایشگاهی مناسب، طراحی غرفه نمایشگاهی است که اولین گام برای آن شناسایی نوع نمایشگاه، مشخص نمودن بازار هدف و بازدیدکنندگان، نحوه نمایش منحصر به فرد کالا و خدمات، طریقه پرزنت کردن محصول و یا شرکت می باشد.

در قدم دوم، مشخص نمودن و یا تخمین ذهنیت تیم تصمیم گیر و یا شخص تصیمیم‌گیر نهایی می باشد. تصمیم گیر انتخاب طرح، میتواند مدیرعامل، مدیرفروش، مدیر روابط عمومی، مدیر بازاریابی و سایر مدیران ارشد و یا تیمهای تصمیم‌گیر باشد. این کار باعث سهولت طراحی شده و طراح بر اساس پارامترها و الزاماتی که در غرفه نیاز به نمایش دارد، نوع طراحی را به گونه ای در نظر خواهد گرفت که به ذهنیت تصمیم گیر اصلی غرفه نزدیکتر باشد. برای مثال شرکتی که طرح های کرو و منحنی بیشتر مورد پسندشان می باشد، ممکن است طرح مینیمال و کم سازه پیشنهادی طراح، مورد پسندشان قرار نگیرد.

قدم سوم، مشخص نمودن بودجه مدنظر برای اجرای غرفه می باشد. زیرا در طراحی غرفه، عواملی چون نوع طراحی، پرسازه یا کم سازه بودن غرفه، استفاده از متریالهای خاص، استفاده از نورپردازی خاص، استفاده از رنگ اکرلیک، نوشته های پلکسی و یا چلنیوم، سبب بالا رفتن قیمت تمام شده ی غرفه می شود. لذا اگر در همان ابتدا بودجه ای به عنوان کف قیمت و یا سقف قیمتی از سوی مشتری در نظر گرفته نشود، سبب اخلال در طرح پیشنهادی میشود و ممکن است قیمت پیشنهادی شرکت غرفه ساز، بسیار بالاتر از بودجه شرکت مشارکت کننده باشد و یا بالعکس از متریالهای مدنظر مشتری در طرح استفاده نشود و طرح پیشنهادی بسیار اقتصادی تر و ارزانقیمت تر از طرح مورد نظر مشتری باشد. 

پس از انجام اقدامات فوق، اکنون زمان تصمیم‌گیری در خصوص طرح غرفه می باشد. بهتر است این مرحله با دقت فراوان صورت پذیرد و همچنین مشارکت کننده تلاش نماید که به بهترین وجه ممکن برند، کالا، خدمات و پرستیژ کاری خود را در برابر بازدیدکننده ها و سایر رقبا به معرض نمایش بگذارد و در این کار از پیشنهادات و تجربیات شرکت غرفه ساز توانمند و دلسوز خود، نهایت استفاده را ببرد.

همچنین همانقدر که طرح غرفه، برای نیل به اهداف سازمانی شرکت مشارکت‌کننده لازم و ضروری است، نوع اجرا نیز نقش کلیدی برای زیبایی و جلوه ی هرچه بیشتر غرفه دارد. به عبارتی می توان گفت که طرح خوب و اجرای خوب، لازم و ملزوم یکدیگرند.

همچنین همیشه گران بودن، دلیلی بر خوب بودن نیست، برای انتخاب غرفه ای با طراحی زیبا، قیمت مناسب و  اجرای باکیفیت، بهتر است مشارکت کننده، شرکت غرفه سازی  را انتخاب کند، که خود دارای کارگاه بوده و پرسنل نجار، برقکار، نقاش و سایر نفرات را داشته باشد، زیرا سبب کاهش چشمگیر هزینه ها و پایین بودن قیمت تمام شده غرفه شده و نیز سبب اطمینان خاطر از کیفیت و اجرای خوب و تحویل در زمان مناسب خواهد بود. 

به طور کلی می توان گفت مراحل فوق در طراحی غرفه نمایشگاهی، عمده ترین و مهم ترین عناصر در قیمت گذاری غرفه نمایشگاهی می باشد.

چه کسانی باید در غرفه حضور داشته باشند

زمانی که صحبت از غرفه داران می شود نخستین گزینه برای حضور اعضای کادر اصلی شرکت هستند که با زیر و بم بخش خود آشنایی دارند و می توانند به راحتی مخاطبان را راهنمایی کنند .

پس فهرست افرادی که بهتر است در غرفه حضور داشته باشند و وظایف آنها را تهیه کنید. مهمترین فرد نماینده اصلی شرکت است. این فرد باید یکی از اعضای هیات مدیره باشد که به طور معمول در جلسات مختلف شرکت حضور دارد و تمامی چالش های پیش رو و اهداف اصلی شرکت را می داند. این فرد می تواند به صورت چرخشی از میان اعضای هیات مدیره انتخاب شود و حتی رییس هیات مدیره به شخصه در نمایشگاه حضور داشته باشد. حضور این افراد به دلیل قدرت در امضای قرارداد و توانایی تصمیم گیری برای شرکت اهمیت بالایی دارد. همچنین اعضای تیم بازاریابی و فروش و پرسنل تشریفات و پذیرایی از اعضای دیگر تیم مستقر در غرفه و نمایشگاه می باشد.